Behind the screens: hoe ervaren we thuiswerken bij nomeo?

Het coronavirus heeft voor een stevige ommekeer in onze manier van werken gezorgd. Voor de ene nomeo-collega was thuiswerken al bekend terrein, maar voor anderen was het helemaal nieuw. Hoe hebben we de voorbije maanden aangepakt en ervaren? En wat is er veranderd?

We laten Kjell (operations engineer), Jean (webdesigner), Noa (sales & marketing), Tibo (supportmedewerker) en Bert (zaakvoerder) aan het woord over hun thuiswerkervaring.

Thuiswerken: comfortabel of stresserend?

Het was noodgedwongen een snelle omschakeling naar thuiswerken. Een nieuw werkterrein kan wel wat vragen en twijfel met zich mee brengen. Hoe hebben we die switch ervaren?

Bert: De abrupte overstap naar thuiswerken was initieel best stresserend. Hoe zal de ondersteuning van onze klanten verlopen? Wie volgt de telefonische oproepen op? Wie neemt de chats voor zijn rekening? Je stelt je al snel een heleboel vragen.

Noa: Ik vreesde dan weer voor een moeilijk onderscheid tussen werk en huishouden. Plots werk je voltijds in een omgeving vol met andere zaken die de aandacht vragen.

Tibo: De overgang zelf liep eigenlijk best vlot, al heb ik de eerste weken wat extra werkdruk ervaren. De manier van onderling communiceren zag er van het ene op het andere moment anders uit en dat heeft wel wat stress meegebracht.

Kjell: Ik houd mijn leef- en werkruimte graag strikt gescheiden, dus ik ben hoofdzakelijk op kantoor blijven werken. De juiste focus vinden is net iets gemakkelijker. Een kantoor voor jezelf is ook best wel eens prettig.

Jean: Thuiswerken vraagt een nieuw ritme. En net daarom ook wat extra discipline. Maar ik heb snel een cleane werkomgeving ingericht thuis en een productief werkritme gevonden.

Bert: Na een tweetal weken is er op een erg natuurlijke manier een rolverdeling ontstaan. Dat heeft snel rust gecreëerd, waardoor het thuiswerken meteen ook aangenamer werd en nog steeds is.

Tibo: Een extra voordeel van thuiswerken, is dat je dagindeling eenvoudiger wordt. Ik hoef bijvoorbeeld niet meer dagelijks de auto in te stappen om naar kantoor te rijden.

Teammeetings

Een hecht team is een goede voorbode, maar daarom geen garantie voor een gestroomlijnde samenwerking. Toch is alles bijzonder snel op zijn plaats gevallen. Worden collega's dan niet gemist?

Kjell: Zeker wel. Ik ben bijna altijd alleen op kantoor. Wanneer een collega nu beslist een dag op kantoor te werken, geeft dat wel eens een productiviteitsboost.

Noa: Tijdens de eerste lockdownweken was het leuk om collega's te horen of spreken. Je went natuurlijk wel aan de nieuwe manieren van communiceren, maar ik overweeg wel eens om een dag op kantoor te werken om collega's te zien en spreken.

Jean: Babbelen over gedeelde interesses is fijn. Ik mis af en toe contact met collega's. De sfeer van een team is ook beter voelbaar wanneer iedereen fysiek aanwezig is.

Kjell: En er zijn natuurlijk de korte koffiepauzes, wandelingen of lunch die we nu niet meer delen.

Bert: Ik ga één keer per week op kantoor werken. Tijdens de eerste thuiswerkweken had ik dagelijks contact met iedereen, maar die frequentie is intussen wel gedaald. Je moet loslaten. Dat geeft iedereen meer rust.

Tibo: Normaal zie je je collega's bijna dagelijks. Eens dat wegvalt, is dat is natuurlijk wel even wennen. We hebben snel een goede manier van communiceren gevonden om elkaar te helpen. En af en toe delen we nog steeds actua, weetjes of muziek met elkaar.

Noa: We staan natuurlijk nog steeds in contact met elkaar. Ik bel af en toe iemand op met een vraag, in plaats van die te e-mailen. De wekelijkse teammeetings zijn dan weer een moment om kort over koetjes en kalfjes te praten. En we organiseren elke vrijdag een video call met z'n allen, om te luisteren hoe het met iedereen gaat.

Meer verantwoordelijkheid voor iedereen

Niet alleen waar we nu werken, maar ook de manier waarop we dat doen is veranderd. Wat is de impact van werken op afstand op de taakverdeling?

Tibo: Sem en ik hebben organisch beslist de supporttaken te verdelen. Ik concentreer me op de telefonische oproepen, Sem neemt de chats voor zijn rekening. Klanten waarmee een van ons beide vaak mee in contact staat, volgen we nauw op.

Kjell: Er bestaat inderdaad een wat striktere taakverdeling. Zo weten we wie waaraan werkt en kunnen we onze klanten optimaal helpen.

Tibo: Een duidelijke verdeling zorgt er ook voor dat we méér tijd hebben om klanten persoonlijk te ondersteunen of adviseren. Dat creëert extra verantwoordelijkheid, maar dat bevalt me prima.

Bert: Voor het sales- en marketingteam is relatief weinig veranderd. Brainstormsessies of creatieve uitingen zijn misschien wat moeilijker geworden, omdat feedback daarop minder gemakkelijk te nuanceren is op afstand.

Jean: Tijdens de eerste weken van de lockdown hebben we onze nieuwe website gelanceerd. En dat is bijzonder vlot verlopen, dankzij dagelijkse video calls. We stonden ook al behoorlijk ver in dat project, maar goede communicatie heeft ervoor gezorgd dat we comfortabel te puntjes op de i hebben kunnen zetten.

Noa: De taakverdeling binnen het project van onze nieuwe website was al duidelijk. Dat heeft geholpen bij de lancering ervan. De verantwoordelijkheid die ik kreeg over projecten die daarop volgden, heeft mij aanvankelijk een beetje verrast. Maar het is natuurlijk wel prettig om dat vertrouwen te krijgen.

(Nieuwe) tools?

Dat videobellen bijzonder aanwezig geworden is, is eigenlijk niet verrassend. Microsoft Teams, Skype en Slack worden intensief gebruikt. Zijn er nog tools die meer gebruikt worden?

Jean: Nieuwe tools gebruik ik eigenlijk niet. Skype is wel belangrijker geworden, Microsoft Teams gebruiken we voor onze calls. Wat er wel is bijgekomen, is een VPN, zodat we veilige toegang hebben tot ons contentmanagementsysteem en andere interne systemen.

Kjell: In het operationsteam wordt Slack een stuk intensiever gebruikt. Vooral het schermdelen is belangrijk geworden, zodat we duidelijke en directe feedback kunnen geven. Het is een beetje een vervanging van naar elkaars bureau toestappen. Veel handiger ook dan ellelange chatberichten of e-mails.

Noa: Schermdelen is inderdaad belangrijk geworden. Maar over het algemeen is er, op vlak van tools, weinig veranderd.

Tibo: Ik ben een task manager gaan gebruiken om structuur te creëren en taken in te plannen. Een soort agenda. Daardoor heb ik een duidelijk overzicht over alle supportvragen, wat het efficiënter maakt om ze te beantwoorden en op te volgen.

Bert: Alle tools die we vandaag gebruiken om te communiceren, gebruikten we al. Dat is nu intensiever geworden, maar echt nieuwe tools hebben we niet ingeschakeld.

Remote werken: een blijver?

De thuiswerkervaring is duidelijk positief. Een organische rolverdeling, goede communicatie en sterke verantwoordelijkheidszin hebben van de omschakeling naar remote working een vlot verhaal gemaakt. Betekent dat dat thuiswerken een blijvertje is?

Noa: Ik werk graag thuis. Al wil ik op termijn een gezonde balans vinden tussen thuis- en kantoorwerk. Lichaamstaal heeft een invloed op communicatie. Voor brainstormmomenten rond nieuwe marketingprojecten lijkt het me belangrijk face-to-face te kunnen praten met elkaar.

Jean: We hebben de voorbije maanden bewezen dat we goed samenwerken op afstand. In onze teams, maar ook als bedrijf in het algemeen. Thuiswerken mag dus gerust blijven.

Bert: Het is lastig om in te schatten wat te toekomst brengt, maar naar het oude werkregime keren we waarschijnlijk niet meer terug. Ik merk dat iedereen graag thuis werkt en dat dat goed verloopt. Ik ervaar dat zelf ook als heel aangenaam. We gaan flexibeler, minder afgelijnd omgaan met thuis en op kantoor werken.

Kjell: Ik zie mezelf voorlopig voornamelijk op kantoor werken. Het gaat net wat gemakkelijker om de knop om te draaien en aan een werkdag te beginnen.

Tibo: We genieten van meer flexibiliteit en verantwoordelijkheid. Dat de lat daardoor soms wat hoger ligt, is een leuke uitdaging. Ik werk in elk geval graag thuis en blijf dat graag doen.