Microsoft 365: hoe kies je het pakket dat bij jou past?

Bij nomeo kan je kiezen uit 5 verschillende Microsoft 365-pakketten. Voor wie niet thuis is in die verschillende formules, is de keuze voor het juiste Microsoft-pakket geen eenvoudige opgave.

Welk abonnement is geschikt voor zelfstandigen? Met welke formule is een onderneming met een tiental werknemers het beste af? En wat als je organisatie uit honderden mensen bestaat? We hebben een aantal vragen verzameld die je helpen een goede, weloverwogen keuze te maken.

• De basics in elk Microsoft 365-pakket

• Heb je al een Office-licentie?

• Werk je zelfstandig of in een team?

• Wil je ook offline werken?

• Hoeveel medewerkers hebben Microsoft 365 nodig?

• Wil je specifieke apps gebruiken?

• Waarom Microsoft 365 een goede keuze is

De basics in elk Microsoft 365-pakket

Welke keuze je ook maakt, Microsoft 365-pakketten hebben een aantal basics die in elke formule inbegrepen zijn. De belangrijkste zijn de web apps van verschillende kantoorprogramma's:

• Microsoft Word: voor tekstverwerking

• Microsoft Excel: voor spreadsheets

• Microsoft PowerPoint: voor presentaties

• Microsoft Outlook: voor e-mail

• Microsoft OneNote: voor notities bij projecten

• Microsoft Publisher: voor opmaak van documenten

• Microsoft Access: voor databanken

Naast die office-programma's, krijg je ook Teams (voor communicatie), SharePoint (voor intranet), Sway (voor rapporten), StaffHub (voor planning) en OneDrive (voor cloudsoplag). Daarbovenop krijg je ook een exchange-mailbox van 50 GB.

Dat is al heel wat. Maar elk Microsoft 365-abonnement heeft eigen kenmerken. En ze verschillen ook in kostprijs van elkaar. Hoe de abonnementen precies van elkaar verschillen en welke formule voor jou geschikt is, ontdek je hieronder.

Heb je al een Office-licentie?

Microsoft biedt, naast de Microsoft 365-abonnementen, ook aparte kantoorpakketten aan onder de naam Office 2019. Die standalone-versie kost je éénmalig geld en is goed voor een licentie op 1 toestel, al is er ook een gezinspakket beschikbaar met licenties voor maximaal 6 personen.

Microsoft 365 en Office 2019 hebben een aantal gelijkenissen. Zo krijg in beide gevallen de bekende kantoorprogramma's zoals Microsoft Word, Excel en Powerpoint, en kan je je e-mails lezen en versturen via Microsoft Outlook. En of je nu voor de abonnementsformule van Microsoft 365 kiest of voor de losstaande versie van Office 2019, in beide gevallen mag je ook op geregelde beveiligingsupdates rekenen. Daar houden de overeenkomsten weliswaar op.

Statisch pakket versus software-updates

De abonnementen van Microsoft verschillen van de losse licentie op een aantal kritieke punten. Wanneer je Office éénmalig aankoopt, koop je een statisch softwarepakket aan. Excel draait dus alleen op de ene, specifieke computer waarop je de software installeert. Rolt Microsoft een update uit voor Word, dan is die helaas alleen beschikbaar voor gebruikers met een Microsoft 365-abonnement. Office-programma’s uit de standalone-versie krijgen geen nieuwe functies.

Een tweede verschil zit hem in de extra tools van Microsoft 365. Ga je voor een abonnement, dan krijg je ook een mailbox van 50 GB en 1 TB aan opslagruimte in cloud via OneDrive. Twee functies die je bij Office Home niet krijgt.

Verder nog belangrijk om te weten: de ondersteuning voor Office 2019-licenties loopt af in oktober 2023. Dat lijkt nog een eind weg, maar voor software die je eigenlijk voor altijd wil gebruiken, is het vervelend dat die beveiligingsupdates eens stoppen. Wil je langer ondersteuning, dan dien je een Office 2021-licentie aan te schaffen. Die nieuwe versie wordt verwacht in de zomer van 2021.

Wil je alles uit de bekende Office-software halen, dan ben je dus een stuk beter af met een Microsoft 365-abonnement. Met diezelfde abonnementsformules krijg je ook een oplossing om samen te werken dankzij de online apps en/of de mogelijkheid om ze op verschillende toestellen te installeren, en krijg je een ruime mailbox plus agenda die onmisbaar is voor communicatie.

Werk je zelfstandig of in een team?

De samenwerkingstools in Microsoft 365 zijn een absolute troef. Daarbij kan je in de eerste plaats aan Microsoft Teams denken, maar dankzij de integratie van OneDrive met Teams, Outlook en andere programma’s verloopt samenwerken nog vlotter.

Heb je de behoefte (nog) niet aan die functionaliteit omdat je voornamelijk zelfstandig werkt, maar kan je wel een ruime mailbox gebruiken? Dan is het Exchange-abonnement een goede oplossing.

Daarmee krijg je een mailbox van 50 GB, waarvan je gerust kan zeggen dat die nooit volloopt. Je krijgt toegang via webmail, wat betekent dat je je e-mails ook onderweg kan checken. Voor een exchange-mailbox betaal je €3,40 per maand.

De hyperfunctionele Office-software of cloudopslag heb je daarmee niet. Kleine ondernemers die graag met de bekende kantoorprogramma's willen werken, kunnen voor Business Basic van Microsoft 365 kiezen. Naast de ruime mailbox en webversie van de Office-toepassingen, krijg je ook 1 TB aan opslagruimte en kan je programma's als Microsoft Teams en Microsoft SharePoint gebruiken.

Voor het Business Basic-abonnement betaal je maandelijks €4,20. Voor minder dan een euro extra krijg je er dus een hoop functionaliteit bij.

Wil je ook offline werken?

De web apps van Microsoft zorgen ervoor dat je overal kan werken. Voor mensen die vaak onderweg wat documenten raadplegen of op verschillende plaatsen werken, zijn die webversies kortom erg praktisch. De voorwaarde om die programma's te gebruiken, is natuurlijk dat je verbonden bent met het internet.

Wil je ook offline kunnen werken aan een PowerPoint-presentatie of Word-document, dan moet je de programma's op je computer installeren. In dat geval kan je kiezen voor het Business Standard-pakket.

Net zoals bij Business Basic, krijg je bij het Business Standard een mailbox (50 GB), opslagruimte (1 TB), de online versies van de kantoorsoftware en diensten zoals Teams. Met Business Standard kan je die kantoorsoftware ook installeren op 5 verschillende toestellen.

Dat betekent dat je ook zonder internetverbinding verder kan werken aan een presentatie of briefing. Maar ook dat je de Office-programma's op 5 apparaten kan installeren, is een voordeel. Wie thuis op een andere laptop werkt dan op kantoor, kan de software op beide toestellen installeren. Nood aan Word op je tablet om onderweg te werken? Ook dat apparaat kan je voorzien van het programma.

Wie offline wil werken, kiest dus best voor Business Standard van Microsoft 365. Het abonnement kost €10,50 per maand.

Hoeveel medewerkers hebben Microsoft 365 nodig?

Microsoft maakt een onderscheid tussen Business- en Enterprise-abonnementen. Om te weten welke keuze je tussen beide moet maken, is het aantal gebruikers dat een licentie nodig heeft bepalend.

Het aantal gebruikers van de Business-pakketten wordt beperkt tot 300. Eens je daarboven zit, is het aangewezen voor Enterprise-pakketten te kiezen.

Op het eerste zicht lijken de Business- en Enterprise-formules sterk op elkaar. Een Enterprise E1-abonnement houdt een mailbox van 50 GB in, 1 TB aan opslagruimte in OneDrive, de web apps van Office en extra diensten zoals Teams en SharePoint. Met een E3-abonnement kan je de programma’s ook installeren op 5 verschillende toestellen en is je cloudopslag onbeperkt.

Toch hebben Enterprise E1 en E3 enkele unieke voordelen die doorslaggevend kunnen zijn voor grotere organisaties.

Geavanceerde communicatie- en beveiligingstools

Een van die voordelen, is dat je vergaderingen of webinars tot 10.000 deelnemers kan organiseren. Met beperkingen in deelnemers hoef je dus eigenlijk geen rekening te houden. De mogelijkheid waarmee mensen via telefoon kunnen inbellen op een Skype- of Teamsvergadering is nog een voordeel.

Naast online communicatie, biedt Enterprise ook op vlak van beveiliging en compliance een grote meerwaarde. Inbegrepen bij het Enterprise E3-abonnement zijn zaken zoals geavanceerde archivering voor documentatie die juridisch belangrijk is, beheer van wie toegang tot bepaalde documenten krijgt en versleuteling van berichten.

Ook in de software die je krijgt zitten enkele verschillen. Microsoft Stream (video's maken, opslaan en delen) is exclusief beschikbaar voor houders van een Enterprise-abonnement. Wie inzicht wil in de productiviteit van z'n organisatie, kan daarvoor MyAnalytics gebruiken. Ook dat is alleen beschikbaar voor Enterprise-gebruikers.

De belangrijkste vraag is hoeveel gebruikers in je organisatie een Microsoft-licentie nodig hebben. Is dat meer dan 300, dan is Microsoft 365 Enterprise aangewezen. Organisaties die onderworpen zijn aan strenge juridische of beveiligingsregels, kunnen ook kijken naar de Enterprise-formule. Een E1-pakket heb je voor €6,70 per maand. Enterprise E3 kost je maandelijks €19,70.

Wil je specifieke apps gebruiken?

Hierboven wezen we al op het verschil in de Microsoft-programma's die je krijgt. Bijna alle Microsoft 365-abonnementen komen met de bekende apps, zoals Word, Excel en Teams. Zowel de Business- als de Enterprise-formules hebben ook enkele programma's die alleen beschikbaar zijn bij een bepaald abonnement. We geven een paar voorbeelden:

• Microsoft Bookings: handig om teamvergaderingen in te plannen en dubbele afspraken te vermijden, maar ook klanten kunnen afspraken boeken. Voor bijvoorbeeld gezondheidswerkers of advocaten is Bookings erg nuttig. Het programma is alleen beschikbaar bij een Business Standard-pakket.

• Microsoft Stream: trainingsvideo's of opnames van vergaderingen maak je met Stream. Filmpjes kan je ook opslaan en delen via de cloud, zodat ze toegankelijk zijn voor alle werknemers, op elk moment. Wie Microsoft Stream wil gebruiken, moet een Enterprise E1- of E3-abonnement afsluiten.

• Outlook Customer Manager: helpt je gegevens van klanten te verzamelen en beheren in Outlook. De tool is een veelzijdige aanvulling op Bookings, waarmee je hele team klantrelaties kan delen. Customer Manager is inbegrepen in Business Standard van Microsoft 365.

• Microsoft MyAnalytics: de analysetool van Microsoft helpt je een inzicht te krijgen in werkpatronen en die te verbeteren. MyAnalytics zit in beide Enterprise-pakketten.

Afhankelijk van wat jij en je organisatie nodig hebben, kan je je keuze sturen in de richting van een Business- of Enterprise-abonnement. Maar je kan ook verschillende abonnementen combineren. Hebben maar enkele werknemers Microsoft Stream nodig, terwijl de kantoorprogramma's voor anderen volstaan? Dan kan je voor een aantal werknemers een Enterprise E1- of E3-abonnement afsluiten. Voor de anderen kan je een Business Basic of Business Standard nemen.

Waarom is Microsoft 365 een goede keuze?

Elk Microsoft 365-abonnement komt met een reeks handige programma's en diensten. Bij elk pakket krijg je een exchange-mailbox, de bekende kantoorapps en 1 TB aan opslagruimte. Je kan bovendien werken waar en wanneer je maar wil, omdat alles in de cloud wordt bewaard, en tools zoals Teams boosten de samenwerking met collega’s of partners. Maar is het niet duur een abonnement af te sluiten, wanneer je de Office-software ook los kan aankopen?

Daarvoor is een vergelijking van de maandelijkse prijs van een Business Standard-abonnement met die van andere opslagdiensten nuttig om te maken.

Bij Dropbox betaal je maandelijks €12 voor 5 TB opslagruimte, bij iCloud van Apple tel je €9,99 neer voor 2 TB. Ook Google vraagt maandelijks €9,99 voor 2 TB cloudopslag. Leg je dat naast de €10,50 die je maandelijks betaalt voor Business Standard, dan merk je dat de kostprijs van Microsoft 365 redelijk is. Zeker wanneer je weet dat je, naast opslagruimte in OneDrive, ook een resem aan kantoor- en communicatietools krijgt, die je kan installeren op 5 verschillende toestellen.

Nog een groot pluspunt: alle tools die Microsoft 365 bezit, werken vlot met elkaar samen. Bestanden die je bewaart in OneDrive, kan je gemakkelijk delen via Teams. Een presentatie in PowerPoint kan je rechtstreeks vanuit het programma doormailen naar collega’s, in plaats van die op te slaan en als bijlage door te sturen.

Koop je een Microsoft 365-pakket bij nomeo, dan doen wij er nog extra’s bovenop.

• Gratis configuratie van je Microsoft 365-pakket en mailbox, ook op je smartphone of andere toestellen.

• Advies bij de keuze voor het juiste abonnement en 24/7 ondersteuning via ons gratis telefoonnummer.

• 10 gratis diensten bij je domeinnaam om het succes van je onderneming te maximaliseren.

• Heb je al een exchange-mailbox of Microsoft 365-abonnement, dan verhuizen we die gratis, zonder storingen.