Contacteer ons
Nieuws

9 functies in Microsoft 365 die je helpen efficiënter te werken

02-02-2021 - De populaire Office-software van Microsoft gebruik je misschien al. Net zoals het e-mailprogramma Outlook. Hier lichten we 9 extra functies uit die je helpen nog efficiënter te werken in Microsoft 365.

Microsoft 365 is een volledige en veelzijdige oplossing voor kleine en grote ondernemingen. Applicaties zoals Word, PowerPoint en Excel zijn een begrip op zichzelf. Outlook hoort bij de populairste e-mailprogramma's. Microsoft Teams ontvangt elke dag meer dan 115 miljoen gebruikers, een aantal dat blijft groeien.

Maar Microsoft 365-abonnementen hebben nog veel meer in hun mars.

De basics van Microsoft 365

Wanneer je een Microsoft 365-abonnement afsluit, kan je een heleboel kantoorprogramma's van Office gebruiken om productiever (samen) te werken. Wat houden die basics precies in?

  • Exchange mailbox: een mailbox van 50 GB die je op elk moment kan raadplegen, op het toestel dat jij kiest. Daar komen ook een agenda, takenlijsten en toegang tot webmail bij.

  • Office-software: Naast Word, PowerPoint en Excel, kan je ook Outlook, OneNote, Access en Teams gebruiken om efficiënt samen te werken met collega's.

  • Opslagruimte: 1 GB aan opslagruimte in OneDrive zorgt ervoor dat je nooit nog een document hoeft weg te gooien. Omdat alles in de cloud wordt bewaard, heb je toegang tot je documenten waar en wanneer je maar wil.

De kans dat je al met een of meerdere van de bekende Microsoftprogramma's gewerkt hebt, is groot. Maar er zitten heel wat handige functies verborgen in de apps die je helpen tijd te besparen of beter samen te werken met collega's, partners of klanten. Van die functies lichten we er hieronder 9 uit.

9 Microsoft 365-functies om efficiënter te werken

1. Bestanden delen met teamleden

Efficiënt samenwerken, het is zo'n beetje het motto van Microsoft 365. Een van die handigheidjes, is dat je gemakkelijk bestanden kan delen met teamleden of partners. Heb je een Word-document, PowerPoint-presentatie of Excel-bestand dat je wil doorspelen, dan hoef je maar op 'Delen' te klikken in het Office-programma. Daar kan je nog kiezen of je het bestand wil opslaan in de cloud of via e-mail wil verzenden. Veel gemakkelijker dan een omweg via je mailbox.

2. Werk samen in realtime

Als je aan een project werkt met verschillende teamleden, ga je al snel verschillende documenten heen en weer sturen. Hoe meer bestanden je met elkaar deelt, hoe moeilijker het wordt om te weten welke versie van een document nu de laatste is. Dat is tijdrovend en verwarrend, want je kan zo maar verder werken aan de verkeerde versie van een document.

Microsoft 365 laat je samenwerken aan bestanden in real time. Omdat alle bestanden worden opgeslagen in de cloud, kan je ze altijd en overal raadplegen. Bewerkingen worden duidelijk gemarkeerd, zodat je weet wie wat precies heeft gewijzigd in een document. Extra collega's kan je betrekken door op de knop 'Delen' te klikken en ze vervolgens uit te nodigen met jou samen te werken.

3. Bewerk PDF's in Word

Krijg je wel eens een PDF-bestand in je mailbox dat je wil bewerken? De kans is groot dat je op zoek gaat naar een online converter waarmee je dat PDF-bestand kan omzetten naar een Word-document. De oplossing is eigenlijk een pak eenvoudiger.

Een PDF kan je gewoon converteren door het te openen in Word. Dat kan je doen door eerst Word te lanceren en daarin een PDF-bestand te openen, of je klikt met de rechtermuisknop op de PDF om die dan te openen met Word.

4. Sorteer e-mails met regels

Outlook heeft een handige functie om e-mails, die je waarschijnlijk minder belangrijk vindt, automatisch te verplaatsen naar een aparte folder. Die folder vind je terug onder het tabblad 'Overige'.

Je kan je inbox ook zelf verder organiseren. Een folder voor elke afdeling in je bedrijf, eentje voor een bepaalde afzender of een aparte map voor berichten van leveranciers kunnen helpen je mailbox overzichtelijker te houden. Om ervoor te zorgen dat die e-mails automatisch gesorteerd worden, kan je regels instellen.

Regels voor e-mails maak je aan door met de rechtermuisknop te klikken op een e-mail, te navigeren naar 'Regels' en dan te kiezen voor 'Regel maken'. Je krijgt dan een venstertje te zien waarin in je verschillende voorwaarden kan aanvinken die ervoor zorgen dat e-mails automatisch in een bepaalde map landen.

5. Vermeld collega's

Waarschijnlijk krijgen jij en je collega's dagelijks wel wat e-mails binnen. En dan kan het wel eens gebeuren dat iemand een bericht mist. E-mails waarin verschillende taken voor verschillende collega's worden omschreven, kunnen dan weer voor verwarring zorgen.

Om dat te voorkomen, kan je collega's vermelden in een e-mail. Je kan die functie vergelijken met taggen op Twitter of Facebook. Hoe werkt die functie?

  • Typ een '@' en de naam van wie je wil vermelden. Je krijgt een keuzevenster te zien om de juiste collega te kiezen, wanneer je naamgenoten in je team hebt.

  • Zodra je iemand vermeldt, wordt die persoon ook toegevoegd aan de Aan-regel van je e-mail.

  • De naam van de collega('s) die je vermeldt, worden ook gemarkeerd in de e-mail zelf. Tekst die voor een specifieke collega belangrijk is, valt direct op.

Krijg je zelf zo'n e-mail waarin je getagd bent, dan zie je het @-symbooltje staan. Je weet meteen dat (een stukje van) het bericht specifiek voor jou is. Onder het tabblad 'Vermeldingen' in het postvak, kan je snel de e-mails raadplegen waarin iemand jou getagd heeft.

Die vermeldingen werken ook in andere programma's van Microsoft 365. Wanneer je wat extra informatie nodig hebt van een collega om je briefing in een Word-document te vervolledigen, kan je via commentaar iemand vermelden met daarbij je vraag. De persoon die je tagt, krijgt nadien een e-mail die hen op de hoogte brengt van die vermelding.

6. Geef live PowerPoints

Geef je online training? Dan is een PowerPoint-presentatie een handig hulpmiddel om je cursus te begeleiden. Al is een presentatie doorsturen naar collega's of cursisten niet erg interactief.

Gelukkig kan je live presentaties geven via PowerPoint. Via het tabblad 'Diavoorstelling' kan je voor 'Online presenteren' kiezen om je PowerPoint-presentatie in real time te geven. Via een QR-code of unieke URL krijgt je publiek toegang tot jouw presentatie, op hun apparaat.

Je kan die presentaties ook van live ondertiteling voorzien, maar die optie is nog niet helemaal dàt in het Nederlands. Kijkers kunnen je na de presentatie ook feedback geven, zodat je de volgende live PowerPoints verder kan aanscherpen.

7. Video delen met Microsoft Stream

Trainingsvideo's zijn een leuke manier om kennis te delen met je collega's, maar ze nemen behoorlijk veel opslagruimte in, waardoor ze moeilijk te verzenden zijn. Dat euvel los je op met Microsoft Stream.

Met de Stream-app kan je filmpjes bekijken, opslaan en delen via de cloud. Ze zijn toegankelijk op elk moment en elk apparaat dat met het internet verbonden is. Naast het eigenlijke filmpje krijg je ook een live transcript. Helemaal te gek is dat je kan zoeken naar gesproken tekst in video's.

8. Bookings: vermijd dubbele afspraken

Wanneer je een teamvergadering wil inplannen, kan het moeilijk zijn een moment te vinden waarop al je collega's beschikbaar zijn. Na heel wat e-mails om een tijdstip af te spreken, blijkt je vergadering toch samen te vallen met een andere training. Bijzonder vervelend, want je kan weer van voor af aan beginnen. De oplossing daarvoor? Microsoft Bookings.

Bookings is een platform om afspraken in te plannen en te beheren. Afspraken die je inplant als een online vergadering, krijgen automatisch een unieke koppeling die wordt verstuurd naar iedereen die je uitgenodigd hebt. Afspraken worden bovendien ook gesynchroniseerd met de kalenders van je collega's in Outlook, zodat je gemakkelijk geschikte momenten voor vergaderingen of trainingen kan je vinden.

9. Verzamel feedback via Microsoft Forms

Een enquête, poll of quiz kan nuttige feedback opleveren van collega's, partners of klanten. Met Microsoft Forms is zo'n enquête of poll ook bijzonder gemakkelijk om te maken.

Formulieren kan je delen binnen en buiten je organisatie. Forms werkt bovendien op alle toestellen en in alle browsers, wat de software erg toegankelijk maakt. Resultaten worden overzichtelijk gepresenteerd én je kan ze exporteren naar Excel om verder te werken met die gegevens.

Microsoft 365 bij nomeo: maximale ondersteuning

De software en functies van Microsoft 365 zorgen voor een flinke productiviteitsboost, tijdswinst en vlottere samenwerking. Nomeo doet daar nog een extraatje bovenop: gratis ondersteuning van onze vakmannen.

We helpen je bij de keuze voor een Microsoft 365-abonnement dat afgestemd is op jouw verwachtingen, voeren de installatie van je nieuwe pakket voor jou uit en helpen je je mailbox goed te configureren. Wat mag je nog verwachten?

Blijf op de hoogte

Nieuwsbrief

Ontvang onze nieuwsbrief in je mailbox.

Registreer je domeinnaam

Domeinnaam bij nomeo - vanaf 6€/jaar
.

Recente berichten

Ontvang handige tips voor je domeinnaam en blijf op de hoogte van de laatste updates en aanbiedingen met onze maandelijkse nieuwsbrief. Krijg je 'm liever niet meer? Afmelden kan net zo eenvoudig als aanmelden.


X