5 belangrijke redenen om een back-up te maken van Microsoft 365

Microsoft 365 is een groot succes. Uithangbord van dat succes is Microsoft Teams, dat intussen 250 miljoen actieve gebruikers per maand telt.

Verrassend mag dat succes van Microsoft 365 niet zijn. Programma's zoals Microsoft Teams, OneDrive en SharePoint stellen ons in staat vanaf elk toestel documenten te openen, bewerken en delen. Daardoor werken we gemakkelijker en beter samen.

Veel gebruikers van Microsoft 365 gaan ervan uit dat er automatisch een back-up gemaakt wordt van alle belangrijke gegevens die worden bewaard in de cloud. Een veronderstelling die helaas niet juist is.

Hoe beschermt Microsoft je data?

Microsoft richt zich voornamelijk op het beheer van de infrastructuur van Microsoft 365. Dat wil zeggen dat Microsoft voor een extra kopie van je gegevens zorgt in een extern datacenter. Valt er een datacenter uit, dan kan je dankzij die extra kopie ongestoord verder werken. De uptime is kortom verzekerd.

Daarnaast word je ook beschermd tegen gebruikers- en beheerdersfouten, al is die bescherming van korte termijn. Je krijgt een extra prullenbak waarin gegevens 30 dagen bewaard worden. Verwijder je (per ongeluk) een bestand, dan heb je 30 dagen de tijd om dat terug te halen.

Die maatregelen betekenen niet dat Microsoft voor een volwaardige back-up van je gegevens zorgt. Hoewel Microsoft voor een veilige infrastructuur zorgt, ben je zelf verantwoordelijk voor je data. En een back-up daarvan.

5 belangrijke redenen om voor een Microsoft 365 back-up te kiezen

Jezelf en je onderneming beschermen tegen verlies van gegevens ligt dus in jouw handen. Welke bescherming biedt een Microsoft 365 back-up? We noemen 5 belangrijke redenen om een back-up van je belangrijke data te maken.

1. Data per ongeluk gewist

Je gegevens worden dan wel op 2 locaties bewaard door Microsoft, eens je bestanden wist, dan worden die ook van beide locaties verwijderd. De kopie die Microsoft van je gegevens maakt, bewaakt de beschikbaarheid van hun service. Een back-up is het niet.

Wanneer jij of een van je medewerkers per ongeluk een item wist, blijft dat nog 30 dagen beschikbaar in de prullenbak. Na die periode is het bestand definitief weg. Een back-up van je Microsoft 365-gegevens zorgt ervoor dat je die items jarenlang kan bewaren en herstellen.

2. Externe risico's

Malware heeft de voorbije jaren al heel wat schade aangericht aan bedrijven over de hele wereld. Die schade is niet alleen financieel. Ook de reputatie, gegevens van klanten en interne data lopen gevaar.

In de meeste gevallen sluipen kwaadaardige virussen binnen via e-mails en bijlagen. Een interne training van medewerkers is belangrijk om hen te leren waarop ze moeten letten, maar malware- en andere aanvallen worden steeds geavanceerder. Regelmatige back-ups voorkomen dat zo'n externe bedreiging volledig ontspoort.

3. Interne gevaren

Beveiligingsrisico's worden vaak veroorzaakt door externe bedreigingen. Interne gevaren worden daarbij soms uit het oog verloren.

Medewerkers kunnen, zowel bewust als onbewust, bestanden wissen of geïnfecteerde items uploaden. Zo'n actie heeft impact op elk toestel dat gesynchroniseerd is. Gebruikers kunnen ook onbedoeld gebruikersnamen en wachtwoorden lekken met alle gevolgen van dien.

Ook hier is een interne opleiding belangrijk. Maar zonder voorzorgsmaatregelen, zoals een back-up van Microsoft 365, zijn en blijven menselijke fouten een bedreiging voor je gegevens.

4. Snel veranderend retentiebeleid

In het retentiebeleid bepaal je welke gegevens bewaard worden, op welke locatie dat gebeurt en voor hoe lang. In een hyperdigitaal tijdperk kunnen die beleidsregels snel veranderen.

Over het beleid van Microsoft hebben we al geschreven: er bestaat een extra kopie van je Microsoft 365-gegevens en verwijderde bestanden worden 30 dagen bewaard in de prullenbak. Wanneer een werknemer je organisatie verlaat, worden die gegevens maximaal 90 dagen behouden.

Een back-up van (werknemers)data helpt je die gegevens langer te bewaren en voor een toegankelijker retentiebeleid in het algemeen te zorgen. Alle gegevens worden veilig bewaard op één bepaalde locatie. Herstel van bestanden wordt zo een stuk gemakkelijker en betrouwbaarder.

5. Bescherm instellingen van je programma's

De productiviteitsapps in Microsoft 365 kunnen naadloos met elkaar integreren. Tal van organisaties brengen SharePoint en OneDrive samen in Microsoft Teams. Een back-up van alle bestanden in die programma's is belangrijk, maar ook een kopie van alle instellingen en verbindingen tussen de programma's is onmisbaar om problemen te vermijden.

Is OneDrive geen back-up?

Is de kopie van je bestanden in OneDrive dan geen alternatief voor een back-up? Helaas niet. Wanneer je bestanden verwijdert op een toestel, worden die wijzigingen gesynchroniseerd in OneDrive. Anders gezegd: verwijder je een bestand op een toestel, dan wordt dat verwijderd op alle toestellen.

Je loopt overigens hetzelfde risico op besmetting van bestanden. Geraakt een belangrijk document geïnfecteerd op een bepaald toestel, dan gebeurt dat op alle gesynchroniseerde toestellen. OneDrive is dus geen oplossing voor het back-uppen van Microsoft 365-documenten.

Microsoft 365 back-ups bij nomeo

Een externe back-up van Microsoft 365 is de beste manier om je organisatie te beschermen tegen dataverlies, fouten of kwaadaardige software.

De back-up service voor Microsoft 365 van nomeo zorgt voor een kopie van e-mails, contacten, bestanden en toepassingen op een onafhankelijke locatie. Wat er ook gebeurt, je kan belangrijke documenten en bestanden tot jaren later herstellen. Wat zijn de voordelen van onze back-up service?

• Gegevens worden bewaard in een extern datacenter in België.

• De back-upperiode van je gegevens kan lopen van 12 maanden tot een onbeperkte termijn.

• Een centraal controlepaneel vereenvoudigt het back-upbeleid binnen je organisatie.

• Jij en je medewerkers kunnen zorgeloos werken in Microsoft 365. Onze experts zorgen voor de infrastructuur van je back-upomgeving.

• We zijn er ook voor je buiten de kantooruren om je te helpen met het beleid en herstel van je bestanden.

Vragen over Microsoft 365 back-ups?

Heb je vragen over het back-uppen van je bestanden in Microsoft 365? Of kunnen we je helpen het juiste servicepakket te kiezen? Bel met onze vakmannen op ons gratis telefoonnummer, stuur ons een e-mail of open de live chat op onze website.