Strengere regels voor e-mail: dit moet je op orde hebben

Sinds februari 2024 zijn er strengere regels actief voor wie e-mails wil versturen naar Gmail- of Yahoo-adressen. Die scherpere regels moeten zorgen voor minder spammails en frauduleuze berichten. Tegelijkertijd verbeteren ze de kwaliteit van onze inbox.

Zowel verzender als ontvanger zijn beter af met de nieuwe standaarden. Al moet je als verzender wel een paar zaken op orde hebben om te garanderen dat je berichten afgeleverd worden.

Waarover gaat het precies?

Google houdt dagelijks zo'n 15 miljard ongewenste berichten uit onze mailboxen. En toch komen er nog vlot tientallen spammails per dag binnen.

Samen met Yahoo legt Google bulkverzenders nu strengere regels op voor e-mails. De redenering is dat ook verzenders met minder goede bedoelingen en masse e-mails uitsturen. Om een onderscheid te maken tussen legitieme en frauduleuze berichten, moet je aan een paar voorwaarden voldoen.

• E-mails moeten geauthenticeerd zijn.

• Ontvangers moeten zich makkelijk kunnen uitschrijven.

• Verzenders moeten onder een specifiek spampercentage blijven.

Zo voldoe je aan de regels

Hoe zorg je er concreet voor dat je als legitieme afzender wordt beschouwd? Alle professionele afzenders moeten rekening houden met het volgende.

1. Authenticeer e-mails met SPF en DKIM

SPF en DKIM zijn beveiligingsstandaarden die je zelf kan instellen op je domeinnaam. Ze helpen te bepalen of e-mails wel legitiem zijn.

• SPF: een lijst van servers en diensten die e-mails mogen versturen vanuit je domeinnaam.

• DKIM: een zegel die ervoor zorgt dat e-mails inhoudelijk niet worden aangepast voor ze worden afgeleverd.

Beide technieken kan je zelf toevoegen aan je domeinnaam via het controlepaneel. Als je gebruikt maakt van nomeo mail, zijn SPF en DKIM zelfs standaard actief.

2. Beperk het spampercentage

Google stelt dat je het spampercentage van verzonden e-mails best onder de 0,1% houdt. Overschrijd je de drempel van 0,3%, dan wordt de kans aanzienlijk groter dat je in de problemen komt met het afleveren van e-mails.

Dat lijkt streng, maar eigenlijk zijn die percentages al langere tijd een voorwaarde. Niet alleen Google en Yahoo, maar ook Microsoft, Apple en andere grote mailproviders trekken daar de lijn.

Met spam worden trouwens niet alleen phishingberichten bedoeld, maar ongewenste e-mails in brede zin. Ook mails die je ongevraagd stuurt, omdat mensen zich niet geabonneerd hebben bijvoorbeeld, vallen daaronder.

Het is dus zaak af en toe te kijken naar je contactenlijst. Inactieve ontvangers snel opschonen helpt het aantal spammails te verlagen. Via Postmaster Tools van Google kan je het precieze spampercentage opvolgen.

3. Gebruik alleen professionele e-mailadressen

Stuur je regelmatig e-mails uit in professionele context? Kies dan altijd voor een e-mailadres met je eigen domeinnaam.

E-mails vanuit een professioneel e-mailadres komen betrouwbaarder over dan berichten die van @gmail.com, @outlook.com of een andere provider. Bovendien kan je e-mails alleen authenticeren via je eigen domeinnaam. Gratis diensten geven je die mogelijkheid niet.

Extra regels voor bulkverzenders

Voor afzenders van 5.000 e-mails of meer per dag gelden nog extra regels. Om te vermijden dat je volgende e-mailcampagne de mist ingaat, breng je best dit in orde.

1. Authenticeer e-mails ook met DMARC

DMARC is, net zoals SPF en DKIM, een extra beveiliging voor e-mail. Meer nog, het bouwt rechtstreeks voort op die 2 standaarden.

Dat zit zo. Met SPF laat je weten van waar je e-mails mag versturen via een domeinnaam. DKIM zorgt er vervolgens voor dat een bericht onderweg niet wordt aangepast. DMARC vertelt op zijn beurt wat met een e-mail moet gebeuren als die niet aan SPF en DKIM voldoet én geeft feedback over verzonden e-mails.

2. Zorg voor makkelijk uitschrijven

Google en Yahoo hameren erop dat ontvangers zich makkelijk moeten kunnen uitschrijven voor e-mails. Dat moet zelfs kunnen met één muisklik. Bovendien moet je zo'n afmeldverzoek binnen 2 dagen verwerken.

Als verzender zet je dus best op een zichtbare plaats een uitschrijflink. Effectief uitschrijven na die klik is technisch moeilijk, maar zorg wel dat ontvangers meteen in het formulier zitten om zich af te melden.

Breng je e-mail op orde

Je brengt je e-mailinstellingen en -campagnes best zo snel mogelijk in orde. De voorwaarden van Google en Yahoo gelden niet alleen voor reclamemails, maar voor àlle berichten die je vanuit een domeinnaam verstuurt. Daar vallen ook bestelbevestigingen en facturen onder. En dat zijn belangrijke berichten voor je onderneming.

Heb je vragen rond de authenticatie? Laat ons je helpen bij je e-mailcampagnes. Bel ons op via 0800/26 800, stuur een e-mail naar support@nomeo.be of start de live chat. Wij zorgen voor de goede instellingen.