Microsoft 365 back-up: waarom back-ups bij een betrouwbare partner belangrijk zijn

Microsoft 365 is uitgegroeid tot de absolute standaard voor de moderne werkplek. Programma's als Word, Excel en Outlook zijn gemeengoed geworden. OneDrive, SharePoint en Teams zijn de norm voor samenwerken: ze maken het eenvoudig om documenten te veilig openen, bewerken en delen. Op elk apparaat, wanneer je maar wil.

Maar die permanente beschikbaarheid in de cloud zorgt ook voor een hardnekkige misvatting. Beschikbaarheid betekent namelijk niet dat er een back-up van je bestanden en e-mails wordt gemaakt. 

Microsoft houdt de applicaties in de lucht, maar de verantwoordelijkheid voor de bestanden die erin zitten ligt bij jou als gebruiker. Jezelf beschermen tegen gegevensverlies? Dat doe je met de Microsoft 365 back-upservice. 

Wat doet Microsoft om je data te beschermen? 

Microsoft richt de pijlen voornamelijk op de infrastructuur van Microsoft 365. De continuïteit van je apps wordt gegarandeerd, en dus ook van de bestanden die je erin bewaart, door een kopie van je gegevens in een extern datacenter. 

Daarnaast word je beschermd tegen gebruikers- en beheerdersfouten. Al is die bescherming van korte duur. Je krijgt een prullenbak waarin verwijderde bestanden en e-mails (meestal) tot 30 dagen blijven zitten. Per ongeluk iets verwijderd? Dan heb je 30 dagen om een bestand of e-mail nog terug te halen.

Dat is weinig tijd om te ontdekken dat je onbedoeld iets hebt verwijderd. Zeker als je druk aan meerdere projecten tegelijk werkt.

Een volwaardige back-up van je gegevens voorziet Microsoft niet. Als je Microsoft 365 gebruikt, ben je met andere woorden niet vanzelf beschermd tegen dataverlies of - vervuiling. 

OneDrive is geen back-up

Microsoft OneDrive wordt dikwijls ingezet als een soort back-up voor bestanden, maar de opslagdienst heeft eigenlijk een andere rol.

In plaats van een traditionele back-updienst, is OneDrive in feite een opslag- en synchronisatieservice. Ja, je haalt er belangrijke bestanden uit als die verloren gaan op je laptop bijvoorbeeld. Maar als je een bestand per ongeluk verwijderd uit de cloud of besmet geraakt met kwaadaardige software, dan wordt die 'wijziging' gesynchroniseerd op alle toestellen. Fundamenteel ben je dus niet beschermd tegen verlies of besmetting van je werkdocumenten.

Wat zijn nu de gevaren voor jouw bedrijfsgegevens?

Microsoft zorgt er dus voor dat je bestanden altijd en overal beschikbaar zijn. De bescherming van je bedrijfsgegevens ligt in jouw handen. Welke gevaren lopen jij en je organisatie zonder een back-up?

1. Data per ongeluk gewist 

Onbedoeld een e-mail of presentatie gewist? Het overkomt ons allemaal. Eens het gebeurt, zit dat bestand nog 30 dagen in de prullenbak om te worden teruggehaald. Voor wie druk bezet is, is dat heel weinig tijd. Vaak zelfs te weinig tijd om zonder meer te merken dat je iets verwijderd hebt. 

Na die 30 dagen is dat bestand onherroepelijk weg. Op alle toestellen waarmee je werkt, omdat OneDrive alle wijzigingen synchroniseert. Dat geldt trouwens ook voor de externe kopie die Microsoft maakt. 

2. Hacks, malware en ransomware 

Cybercriminelen azen op gevoelige data. Eens je bestanden besmet geraken met malware of ransomware, dan synchroniseert OneDrive die besmetting eigenlijk op alle toestellen. Voor Microsoft lijkt die kwalijke software gewoon een wijziging te zijn. Zonder een externe back-up van de originele bestanden, is het herstel naar een veilige werkomgeving een ontzettend grote uitdaging. 

3. Interne risico's

Dreiging kan - helaas - ook van binnenuit komen. Medewerkers kunnen zowel bewust als onbewust geïnfecteerde documenten uploaden, met alle gevolgen van dien.

Maar in zeldzame gevallen leidt ook het vertrek van een medewerker tot problemen. Wat als een ontevreden werknemer doelbewust documenten of e-mails verwijdert voordat die de deur achter zich dichttrekt? Vaak merk je pas veel later dat er bepaalde documenten ontbreken en kan je die niet meer herstellen uit de prullenbak. Zonder een volwaardige back-up van Microsoft 365 heb je geen vangnet voor die gegevens. 

Noot: bij het vertrek van een medewerker beslis je meestal ook om de Microsoft 365-licentie stop te zetten. Zodra je dat doet, worden de e-mails en documenten die daarbij horen nog 90 dagen bewaard. Geen extra back-up? Dan zijn die gegevens voorgoed weg.

4. Beperkingen in retentiebeleid 

In een retentiebeleid definieer je welke gegevens bewaard worden, op welke locatie en voor hoe lang. Maak je geen back-up van je Microsoft 365-omgeving, dan is dat retentiebeleid bijzonder beperkt. Je gegevens worden amper 30 dagen bewaard in de prullenbak. That's it. Dat is onvoldoende voor een organisatie die hyperdigitaal werkt en dus flexibeler wil omgaan met het retentiebeleid. 

5. Alle bedrijfsdata op één plaats 

Stel je maar eens voor: plots gaat alles grondig mis bij Microsoft. Je hele werkomgeving wordt tijdelijk lamgelegd, of erger nog, een heleboel bedrijfsdata is kwijt. Microsoft maakt een kopie van je gegevens op een externe locatie, maar die kan net zo goed getroffen worden. Als je geen back-ups hebt bij een derde partij, dan wordt de kans op volledig herstel van je werkomgeving heel klein. 

6. Regelgeving en wetten

Afhankelijk van de grootte van je onderneming of de sector waarin je actief bent, bestaan er bewaartermijnen en - verplichtingen voor gegevens. In bijna alle gevallen volstaat de standaardperiode van 30 dagen die Microsoft hanteert dan niet. Ondernemingen die niet aan zo'n regelgeving voldoen, kunnen te maken krijgen met juridische geschillen en boetes. Dat zie je liever niet gebeuren. 

Microsoft 365 back-up: de back-upoplossing bij een externe partner

Externe cyberdreigingen, strenge regelgeving voor databeleid of gewoon een klein ongelukje. Allemaal kan het leiden tot de nare ontdekking dat je plots belangrijke documenten kwijt bent.

Een back-up van Microsoft 365 bij nomeo neemt de gevaren die je bedrijfsgegevens lopen weg. Onze back-upservice zorgt voor een kopie van je e-mails, contacten, bestanden en toepassingen op een onafhankelijke locatie. Wat er ook gebeurt, je werkdocumenten zijn tot jaren later te herstellen.

We zetten alle voordelen op een rij: 

• Je gegevens worden veilig bewaard in een extern datacenter in België.

• Back-ups worden automatisch gemaakt, zonder dat jij als gebruiker daar iets van merkt.

• De back-upperiode van je data loopt van 12 tot 36 maanden. Je kan dus bestanden tot 3 jaar terug herstellen. 

• Het centrale controlepaneel vereenvoudigt het back-upbeleid binnen je onderneming.

• Jij en je medewerkers gaan zonder zorgen aan de slag in Microsoft 365. Onze vakmannen zorgen voor een veilige infrastructuur van je back-upomgeving.

• Je e-mails en bestanden moeten 24 op 7 beschikbaar zijn. Daarom zijn we ook buiten de kantooruren bereikbaar om je te helpen. 

Kies voor een Microsoft 365 back-up die bij je werkomgeving past

Nomeo heeft 2 mogelijkheden om je Microsoft 365-omgeving te beschermen met een back-up. 

Gerust werken in Microsoft 365 

Microsoft 365 is een flexibele en multifunctionele werkomgeving, die vol productiviteitsboosters zit. Alleen ben je wel zelf verantwoordelijk voor alle data die erin gaan. Een onafhankelijke back-up bij een betrouwbare partner zorgt voor de gemoedsrust die je verdient.

Onze back-upservice voor Microsoft 365 houdt je bedrijfsgegevens veilig. Want waarmee je organisatie ook te maken krijgt, wij hebben een onmisbare kopie van je e-mails en bestanden veilig klaarstaan. Sluit alle risico's uit, ga voor een back-up van Microsoft 365.